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Deterioros

Deterioros más comúnes del material del Archivo

Por: Laura Guerrero Mateus

Utilizamos el término material de archivo de un modo general, entendiéndolo como todo aquel material que constituye un fondo documental. Fundamentalmente documentos (p.ej.: documentos administrativos, jurídicos, planos, mapas, dibujos, grabados, libros, etc.), colecciones fotográficas y, en la actualidad también registros sonoros, soportes magnético u ópticos.

Este escrito es una introducción general acerca de cómo se pueden identificar, de manera sencilla, los deterioros que presentan los documentos que han sido producidos en soportes ó papeles de tipo industrial. Los documentos son valiosos como sustento de la información escrita, por su forma y materiales constitutivos.

No es nuestra intención proporcionar una extensa y compleja lista de factores en detalle, sino ofrecer información básica para facilitar a los funcionarios de la  Administración Pública, que tengan bajo su custodia el patrimonio documental de los archivos de las entidades distritales, asumir una actitud responsable y de compromiso frente al cuidado de los fondos documentales.

Aportando este conocimiento, podemos dar a conocer la vulnerabilidad del material contenido en  los  archivos e incentivar su cuidado y manejo adecuado. De igual manera, explicarles a los funcionarios el porqué de los deterioros y cuáles son sus  manifestaciones, se  convierte en una herramienta de sensibilización y parte de la estrategia de la conservación preventiva.

2. ¿Qué son los Deterioros?

Son los daños sufridos por los documentos, ligados principalmente a dos factores. Primero, los internos, que tienen que ver con la composición de los materiales que conforman los documentos; y segundo, los externos, dentro de los que se encierran causas ambientales (variaciones de humedad y temperatura, luz y  agentes  contaminantes ), y aquellos acciones que suceden alrededor de los  documentos  (incorrecto almacenamiento, manipulaciones inadecuadas, acciones intencionales, como el robo y el vandalismo; y acciones  involuntarias durante la consulta o tránsito de los documentos por parte de empleados o usuarios).

3. Deterioro Biológico: ¿Por qué se ocasiona?

El papel es una fuente nutricional para diferentes  organismos  y microorganismos, no  sólo  por su naturaleza constitutiva, sino por todos los compuestos orgánicos que intervienen en su manufactura, tales como las tintas, colas vegetales y animales, y materiales de encuadernación, como cartones, cueros, telas, etc. Los factores que propician la aparición y desarrollo de organismos y microorganismos en general son los ambientes húmedos, calientes,  oscuros,  de  poca ventilación y mal mantenimiento. Por  otra  parte, como  es  un  material higroscópico , la  humedad concentrada  en él crea  un medio propicio  para  el desarrollo de hongos y bacterias.

3.1. Hongos

Son estructuras pluricelulares, vegetales, con un metabolismo que les permite alimentarse del material orgánico. Se desarrollan en determinadas condiciones ambientales de temperatura y humedad. Sin embargo, todo depende de la especie, pues algunos pueden crecer en condiciones de poca humedad y temperaturas bajas.

Se reconocen a simple vista por la presencia de manchas de  coloraciones  diversas, que van desde la gama de los violetas, hasta los verdes, azules y marrones. Al observar la presencia de hongos, se debe determinar si se  encuentran  activos  o  no.
 
El hongo activo se aprecia húmedo y acompañado de puntos de apariencia seca, pulverulenta o algodonosa, que se conoce como Micelio . Las manchas de coloración que lo acompañan, las cuales son producto del metabolismo del microorganismo, que no han penetrado el soporte y que se aprecian sólo por un lado de la hoja, se les denomina como manchas superficiales. A la pigmentación o manchas de coloración más intensa, que ha penetrado completamente en el soporte se le llama manchas profundas. La coloración de las manchas no depende de la especie, sino del origen del material orgánico del que se alimentan.

La acción de estos microorganismos genera el debilitamiento de los soportes en extremo, dándole una apariencia húmeda y afelpada, lo que progresivamente ocasiona perdidas o faltantes de soporte, hasta la degradación total. En las encuadernaciones, la  acción de estos microorganismos algunas veces suele pigmentar el material del recubrimiento y debilitar el material interno del empaste.

La presencia de hongos sobre el papel puede causar problemas dermatológicos o respiratorios a quienes los manipulan. Por este motivo se aconseja tomar precauciones a la hora de manipular o consultar el material contaminado, utilizando elementos de seguridad, tales como: guantes, tapabocas y prendas de protección. Igualmente se recomienda realizar saneamientos periódicos en los depósitos y áreas de archivo como medida preventiva.

3.2. Bacterias

Son organismos unicelulares que, al igual que los hongos, requieren de condiciones ambientales especiales para desarrollarse. Aunque diferentes a los hongos, su efecto destructivo es muy parecido. También provocan  manchas de diversos colores, pero distinguir a simple vista si una infección es producida por hongos o bacterias puede resultar complicado. Por eso, además de detectar la presencia de los indicadores de deterioro, que hemos mencionado, es aconsejable que se realicen análisis microbiológicos que determinen el tipo de microorganismo, que pueden llegar a ser:

3.3. Insectos

Los insectos, que se alimentan del papel, causan faltantes o pérdidas de los  documentos, manifestándose como perforaciones y túneles en el caso de los tomos o volúmenes de documentos. De igual manera, la acción de los insectos genera abrasión o desgaste de la superficie, a medida que se alimentan de los soportes.

El tipo de insecto que afecta un documento o libro, se puede reconocer por la manifestación del deterioro. Los “pececillos de plata”, el “piojo de los libros”  y las cucarachas, por lo general, ejercen una erosión superficial del soporte. Otros insectos, como las termitas y los escarabajos , hacen túneles circulares y erosionan profundamente al interior del objeto, mientras el exterior permanece intacto, como en el caso de los libros.

Las termitas son las más frecuentes en archivos y bibliotecas. Este es el insecto más destructor de todos los mencionados anteriormente. Además de hacer túneles, sus excrementos dejan manchas de color oscuro.

                                                         Figura 3. Deterioro por ataque de insectos
 

4. Deterioro químico

Este deterioro se manifiesta por la alteración que sufren los materiales que componen los soportes de  papel. La alteración  cromática  se  refiere  a  los  cambios en la coloración del soporte original, apreciándose como oscurecimiento, decoloración y tonalidades de color amarillo. En el caso de obra cartográfica o planos, muchas veces estas alteraciones son producidas por la técnica de copiado o foto reproducción  con la que fueron elaborados. Este es el caso de las heliografías o diazotipias.

Debido a factores intrínsecos, algunos soportes, como los llamados  impregnados , se tornan quebradizos y extremadamente frágiles en su proceso de degradación, porque pierden sus características y en consecuencia son propensos a romperse.

En ocasiones, al empastar documentos de diferentes clases de soportes, como por ejemplo el papel periódico, se presenta un deterioro conocido como oxidación por contacto. Esto se debe a que la oxidación del papel periódico, por su naturaleza ácida, suele migrar y traspasar soportes cercanos, ocasionando manchas o marcas definidas.

Otro de los deterioros químicos es la corrosión o transparencia  de  las  tintas, principalmente en las tintas ferrogálicas, provocado por la acidez de las mismas en  su proceso de oxidación . Esto hace que se degradan paulatinamente hasta tornar quebradizo el papel y fragmentarlo en las zonas que están directamente en contacto con estas tintas. Cuando esta oxidación se encuentra en su punto más avanzado, el papel tiene el aspecto de haber sido quemado, produciendo entonces su perforación y rotura.

En documentos cuya técnica de escritura es la mecanografía, es común que estas tintas no se fijen rápidamente a los soportes y por lo tanto migran a los documentos cercanos, copiando o trasladando la información y dificultando, por tanto, la lectura del texto. Este deterioro se denomina migración por contacto y se debe en gran parte a la baja calidad de la materia prima que componen las tintas.

5. Deterioro físico

Estos deterioros son los más frecuentes en colecciones de soporte en papel. Se deben en gran parte a la incorrecta manipulación y almacenamiento de los documentos. Los más frecuentes son las rasgaduras, las cuales son separaciones que se inician en los bordes del papel y que a  veces llegan hasta fragmentar o separar en dos, o más partes el soporte.

Las roturas, que suelen confundirse con las rasgaduras, son aquellas que se producen al interior de los formatos sin comprometer los bordes, causando rompimientos y, con  frecuencia, se extienden hasta producir faltantes o pérdidas del soporte. Las perforaciones son punciones producidas por una incisión mecánica (grapas o chinches, etc.), que genera la pérdida de pequeñas partes del papel.

La deformación del plano consiste en la alteración o modificación de la superficie lisa o regular del documento, que en algunos tipos de papeles deja marcas irreversibles, dificultando además la consulta del documento.

Otro de los deterioros son las manchas o acumulaciones de diversa procedencia, que llegan al documento por accidente o por haberse  agregado  intencionalmente. Son frecuentes las manchas de humedad, tintas, por contacto con material metálico, adhesivos, entre otras. Las manchas por adhesivos son especialmente frecuentes y al cristalizarse suelen integrarse al soporte de tal manera que la documentación llega  a  tener  cambios  dimensionales  tales  como  encogimiento,  deformaciones y en algunos casos a degradar el soporte de manera irreversible.

Los derramamientos accidentales de algunas sustancias, como bebidas, desmanchadores,  tintas,  pinturas, etc., pueden reaccionar químicamente con los materiales que componen los soportes y afectarlos gravemente. Es común que sean utilizados ganchos  metálicos, ganchos de cosedora, clips, anillados, etc, como sistema de agrupación de los documentos, que al estar en ambientes húmedos  causan  sobre  los  materiales manchas de óxido, generando una acción corrosiva que con el paso del tiempo ocasionan roturas.

Diferente a las manchas de humedad, también podemos hablar de deterioro físico por humedad, que alude a la absorción de agua por el documento o higroscopicidad, la cual ya se mencionó anteriormente. En  este  caso,  el  papel  se siente mojado, frío, se percibe olor a húmedo y la técnica se observa solubilizada, traspasa el soporte, o en ocasiones disminuye su intensidad cromática y,  por  ende,  se pierde la información.

Cuando encontramos parte de la superficie del soporte deteriorado por abrasión, decimos que se ha desgastado por el roce, raspado o fricción con otra superficie más dura. La acción de levantar o eliminar un  material agregado, como  la  cinta adhesiva, ocasiona la separación de una delgada capa superficial del papel, quedando una parte  adherida  a  la  cinta. Lo  que sucede en el soporte es lo que llamamos pérdida de la superficie del papel.

Por último, y el más frecuente de los deterioros en material de archivo, es la suciedad, la cual se refiere a la acumulación sobre el soporte de polvo, hollín, huellas de pisadas y demás partículas sólidas que se depositan sobre la superficie y que por lo regular esta asociado a la falta de mantenimiento o descuido.

Los deterioros a nivel de las encuadernaciones pueden describirse de la siguiente manera:

5.1. Desgarro total de la encuadernación o empaste: se refiere a los casos en que la documentación se encuentra encuadernada o empastada. Se expresa por la separación o desprendimiento de los folios de la encuadernación.

5.2. Desgarro del lomo: es el desprendimiento total o parcial del lomo de las encuadernaciones, generado en su mayoría por una incorrecta manipulación de las unidades al ser extraídas de la estantería.

5.3. Desgarro de cubiertas: es el desprendimiento total o parcial de las cubiertas que componen la encuadernación, por la zona del cajo o unión de las tapas y el lomo, producidos por la incorrecta manipulación.

5.4. Costuras sueltas: descosido o desprendimiento de los hilos que estructuran el cuerpo del  libro o legajo.

5.5. Faltantes de cubiertas o lomo: son las pérdidas parciales del material interno de las encuadernaciones o empaste.

5.6. Exfoliación de tapas: separación parcial de las capas de fibra laminar del material interno de las tapas, por lo general ubicado en las esquinas.

NOTA: La diferencia entre encuadernación y empaste es que la primera se utiliza para la agrupación de cuadernillos, mientras que el empaste se usa para hojas sueltas.
 

6. Deterioro por intervenciones anteriores

Llamamos intervenciones anteriores aquellas acciones en las que se ha añadido al documento algún material ajeno a su naturaleza, ya sean cintas adhesivas, papeles, material metálico o telas, entre otros, que no corresponden a su condición original y que no pertenecen al documento desde el momento de su elaboración. Estas intervenciones, que en ocasiones se relacionan con reparaciones o acciones imprudentes, realizadas sobre el documento, aparentemente para corregir deterioros y evitar que se acrecentaran, lo que hacen es generar aún mas daño.

Es común encontrar cintas adhesivas industriales sobre las rasgaduras, que con el paso del tiempo producen manchas irreversibles sobre el soporte. Esta alteración se debe a la reacción entre los componentes del adhesivo y el papel, tornándose en una tonalidad de color amarillento y donde, a menudo, quedan expuestas áreas de adhesivo pegajoso. Esto expone el documento al peligro de ser rasgado si se adhiere a otra superficie.

6.1. Factores provocados por el hombre

A lo largo de este escrito nos hemos referido a factores internos, externos y ambientales a los documentos. Sin embargo, es necesario mencionar al ser humano como el mayor causante de la pérdida y deterioro de los materiales de archivo. La mayor parte de los deterioros de los que hablamos anteriormente son provocados por el hombre. Las principales razones: ignorancia, descuido o simplemente negligencia.

Los factores inducidos por el hombre se pueden reunir en tres acciones principales:

A. Inadecuados edificios o espacios de archivo. Ubicar áreas de depósito de archivo en edificios no aptos para desarrollar esa función. No siempre son los más adecuados o presentan inconvenientes para ser adaptados. Edificios cercanos a fábricas, con problemas de humedades, filtraciones, cubiertas deterioradas y estructuras que nunca fueron diseñadas para almacenar el peso que genera la documentación son sólo algunos ejemplos. En conclusión, y por desconocimiento, los aspectos que rodean la selección de un espacio para depósito de archivo se reducen, fundamentalmente, a encontrar un espacio en el menor costo, no importa dónde se ubique.

B. Incorrecta manipulación y uso. La incorrecta manipulación al momento de consultar documentos de archivo es una de las principales causas que generan deterioros físicos, tales como rasgaduras, manchas de alimentos o bolígrafos, encuadernaciones desprendidas. Todo esto atenta contra la integridad del documento.

C. Violencia y robos. La pérdida de expedientes y las mutilaciones intencionadas son muy frecuentes.

Los aspectos resaltados son el resultado de no aplicar normas de conservación preventiva dentro de las entidades, que son responsables de su información y archivos. Por lo general, no es prioridad establecer y dar continuidad a un programa preventivo en las instituciones y entidades que resguardan la información vital de los procesos que desarrollan y que, además, constituye nuestro patrimonio documental. De existir, se podrían evitar inundaciones, incendios y hasta robos. En Colombia son muy pocas las organizaciones de carácter público que cuentan con un plan de prevención.

7. Cómo evaluar cualitativa y cuantitativamente los deteriores

En conjunto, con la identificación de los deterioros, es necesario interpretarlos de modo cuantitativo, de forma que puedan expresar su magnitud con mayor eficacia. Para este fin se han establecido parámetros que fortalecen la metodología a la hora de elaborar un diagnóstico.

La tarea de evaluar la presencia de los deterioros sobre un documento implica el conocimiento de varios parámetros:

7.1. Número de folios aproximados: indicar el número de folios o páginas de forma aproximada, que se encuentran afectados por cada deterioro, teniendo en cuenta la cantidad de folios que componen  la unidad.

Para el caso de que la unidad sea un volumen, libro o legajo, se realiza de la siguiente manera (Ver gráfico al frente):

Se indica el número de folios o páginas que se encuentren afectadas, teniendo en cuenta la cantidad de hojas que componen el libro. Por ejemplo, según la parte delineada de la  Ilustración No.1 podríamos decir que la alteración del deterioro por mancha de humedad se encuentra afectando 150 hojas de un total de 300, dentro del cuerpo del libro.

7.2. Cobertura: expresa la porción o área del documento que presenta afección por el deterioro y se registra como una fracción, para lo cual se divide imaginariamente la unidad documental en dieciseisavos. El número de cuadrantes que tengan el deterioro es el que se consigna en la evaluación. Este tipo de medida se toma usualmente sólo para el deterioro biológico. Para mayor claridad se plantean gráficamente los siguientes ejemplos: en el primer caso hemos dividido este plano en 16/16 así:

La zona sombreada representa las fracciones afectadas por deterioro biológico, por lo tanto podemos hablar que la cobertura sería de 6/16.

7.3. Intensidad: se refiere a la magnitud del deterioro presente y se mide de acuerdo a su gravedad, en Bajo, Medio, y Alto. Para tener mayor claridad describimos cada parámetro de modo sencillo así: Bajo: el deterioro se presenta con poca intensidad, pero sin llegar a ser la mínima probable; Medio: implica una intensidad  de deterioro media, que se encuentra entre el término o descriptor anterior y el siguiente. Y, Alto: el deterioro se manifiesta de modo absoluto y comprende un nivel máximo de alteración.

La forma correcta  de establecer  estos datos se obtiene centralizando o concentrando los deterioros, calculando de una manera individual cada uno de los parámetros para expresar cada deterioro, de tal manera  que  posteriormente, al leer esta información podamos formarnos una idea y reconocer los factores que se encuentran afectando los soportes.

Con la ayuda de estas herramientas de identificación y caracterización de las principales manifestaciones de deterioro que afectan la documentación, obtenemos datos reales y conocemos las dimensiones del problema. Así, los profesionales de la conservación podemos formular soluciones y estrategias más acertadas, a fin de garantizar la permanencia de la documentación, con el propósito de cubrir las necesidades detectadas y llevar a cabo una adecuada planificación.

Bibliografía:

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