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Reformas Institucionales y Estructura orgánica

                                             Estructura Orgánica 2016

                                                                   Funcionamiento Orgánico

LA CREACIÓN POR DECRETO 331 DE 2003. El 6 de agosto de 2003 fue inaugurado oficialmente el edificio sede del Archivo de Bogotá con la presencia del Presidente de la República, el Alcalde Mayor de la Ciudad, los ministros del despacho, la Corte Suprema de Justicia, el Congreso de la República y demás dignatarios de las distintas ramas del poder público.

Durante el semestre final de 2003  se preparó la reforma de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. que se promulgó en diciembre de ese año por medio del Decreto 331 de 2003. En su artículo 30 creó la Dirección Archivo de Bogotá como una dependencia de la Secretaría General, y la constituyó como entre rector Sistema Distrital de Archivos, con la asignación de las siguientes funciones:

  • a. Formular las políticas, planes y programas necesarios para garantizar la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y facilitar el acceso a su consulta, en concordancia con lo establecido por el Archivo General de la Nación y la Comisión Distrital de Archivos;

  • b. Formular y ejecutar las políticas sobre acopio, adquisición, organización, custodia y servicio de los fondos documentales históricos producidos por las entidades distritales y otros de interés patrimonial para la ciudad;

  • c. Planificar y ejecutar procesos integrales de formación y cualificación dirigidos a los servidores públicos del Distrito Capital y a la ciudadanía, en los temas relacionados con las funciones propias de la Dirección Archivo de Bogotá;

  • d. Formular y ejecutar las políticas de difusión y comunicaciones necesarias para promover y divulgar el patrimonio documental de la Ciudad mediante la publicación de textos, realización de exposiciones y organización de otros eventos;

  • e. Planificar, promover y gestionar el Sistema de Información de Archivos en el Distrito Capital para apoyar los procesos y servicios del Archivo de Bogotá y del Sistema Distrital de Archivos;

  • f. Promover y desarrollar las investigaciones históricas y técnicas requeridas para el acopio, adquisición, organización, conservación y servicio de los acervos con valor de patrimonio documental para la Ciudad.


PRIMERA REFORMA. DECRETO 094 DE 2006. Para la Dirección Archivo de Bogotá, la expedición del Decreto 094 no constituyó cambio alguno, pues esta reforma que abarcó el conjunto de dependencias de la Secretaría General, dejó a la Dirección Archivo de Bogotá tal como estaba conformada desde el 2003. Así en su artículo 25 se dice que “Como ente rector del Sistema Distrital de Archivos son funciones de la Dirección Archivo de Bogotá, las siguientes:

  • a. Formular las políticas, planes y programas necesarios para garantizar la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y facilitar el acceso a su consulta, en concordancia con lo establecido por el Archivo General de la Nación y la Comisión Distrital de Archivos;

  • b. Formular y ejecutar las políticas sobre acopio, adquisición, organización, custodia y servicio de los fondos documentales históricos producidos por las entidades distritales y otros de interés patrimonial para la ciudad;

  • c. Planificar y ejecutar procesos integrales de formación y cualificación dirigidos a los servidores públicos del Distrito Capital y a la ciudadanía, en los temas relacionados con las funciones propias de la Dirección Archivo de Bogotá;

  • d. Formular y ejecutar las políticas de difusión y comunicaciones necesarias para promover y divulgar el patrimonio documental de la Ciudad mediante la publicación de textos, realización de exposiciones y organización de otros eventos;

  • e. Planificar, promover y gestionar el Sistema de Información de Archivos en el Distrito Capital para apoyar los procesos y servicios del Archivo de Bogotá y del Sistema Distrital de Archivos;

  • f. Promover y desarrollar las investigaciones históricas y técnicas requeridas para el acopio, adquisición, organización, conservación y servicio de los acervos con valor de patrimonio documental para la Ciudad.”


SEGUNDA Y MÁS RECIENTE REFORMA. DECRETO 267 DE 2007. La reforma más reciente de la Dirección Archivo de Bogotá se inscribe en el marco de los cambios en el conjunto de las entidades distritales propiciando su organización en torno a sectores administrativos de coordinación y la adopción de diversas modalidades de la acción administrativa aprobadas por el Concejo de Bogotá mediante la expedición del Acuerdo 257 de 2006 y adoptadas para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., por el Decreto 267 de 2007.

Así, en el artículo 31, dice: “Dirección de Archivo de Bogotá. Como ente rector del Sistema Distrital de Archivos son funciones de la Dirección Archivo de Bogotá, las siguientes:


  • a. Asistir a la Secretaría General en la formulación y coordinación de las políticas de gestión documental distrital, para orientar y coordinar el Sistema de Archivos de la Administración Distrital.

  • b. Promover y orientar la formulación de las políticas, planes y programas necesarios para garantizar el Sistema Integrado de Conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y facilitar el acceso a su consulta, en concordancia con lo establecido por el Archivo General de la Nación y la Comisión Distrital de Archivos;

  • c. Promover la formulación y orientar la ejecución de políticas sobre acopio, adquisición, organización, custodia y servicio de los fondos documentales históricos producidos por las entidades distritales y otros de interés patrimonial para la ciudad;

  • d. Planificar y ejecutar procesos integrales de formación y cualificación dirigidos a los servidores públicos del Distrito Capital y a la ciudadanía, en los temas relacionados con las funciones archivísticas;

  • e. Promover la formulación y orientar la ejecución de las políticas de difusión y comunicaciones necesarias para promover y divulgar el patrimonio documental de la Ciudad mediante la publicación de textos, realización de exposiciones y organización de otros eventos;

  • f. Promover y desarrollar las investigaciones históricas y técnicas requeridas para el acopio, adquisición, organización, conservación y servicio de los acervos con valor de patrimonio documental para la Ciudad.

  • g. Promover, orientar y divulgar las políticas y estándares que regulen la gestión documental en la administración distrital.

  • h. Planificar, promover y gestionar el Sistema de Información de Archivos en el Distrito Capital para apoyar los procesos y servicios del Archivo de Bogotá y del Sistema Distrital de Archivos”.

Designadas las funciones generales de la dependencia, en los artículos siguientes se crearon dos subdirecciones al interior de la dependencia, cada una responsable de una gran tarea. La primera en el artículo 32.

“Artículo 32. Subdirección del Sistema Distrital de Archivos. Son funciones de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, las siguientes:


  • a. Implementar las políticas, normas e instrucciones de la función archivística y la gestión documental de la administración distrital;

  • b. Asesorar y brindar apoyo técnico a la Subdirección Técnica y a los integrantes del sistema de archivos de la administración distrital, en los temas propios de esta subdirección;

  • c. Asistir a la Dirección en el establecimiento de las relaciones interinstitucionales y de cooperación con entidades afines a los asuntos de esta Subdirección;

  • d. Planificar, promover y ejecutar las actividades de desarrollo funcional, temático e informático del Sistema de información de archivos y los servicios de sus bases de datos;

  • e. Coordinar las actividades del Sistema de Archivos de la administración distrital, de la Comisión Distrital de Archivos y de los comités y mesas de trabajo que se organicen en y desde el sistema;

  • f. Elaborar y preparar para su publicación manuales, guías y otros textos técnicos necesarios para el desarrollo de la función archivística distrital;

  • g. Proyectar, ejecutar y evaluar las investigaciones y estudios necesarios para la elaboración de la memoria institucional del Distrito Capital;

  • h. Participar en la referencia y valoración documental requerida en los procesos de acopio de fondos y colecciones con valor patrimonial;

  • i. Promover los procesos de capacitación de los funcionarios del Distrito en lo relacionado con la función archivística;

La otra Subdirección se creó en el artículo 33, así:

“Artículo 33. Subdirección Técnica. Son funciones de la Subdirección Técnica, las siguientes:


  • a. Apoyar a la Dirección en el diseño, promoción e implementación del sistema integrado de conservación de archivos en las entidades distritales y en el Archivo de Bogotá,

  • b. Asesorar y proporcionar apoyo técnico a los integrantes del sistema de archivos de la administración distrital en los temas propios de esta subdirección;

  • c. Realizar investigaciones técnicas y capacitaciones a servidores/as del distrito capital sobre temas afines a los asuntos de esta subdirección;

  • d. Elaborar y preparar para su publicación textos, manuales y guías relacionados con los temas de su competencia;

  • e. Planear, ejecutar y evaluar las actividades de acopio, catalogación, reprografía, conservación y servicio al público de los fondos y colecciones que se custodian en el Archivo de Bogotá.

  • f. Divulgar las actividades científicas y culturales que se desarrollan en sus instalaciones, los servicios que presta y disponer para consulta el acervo documental, memoria urbana y material bibliográfico que guarda el Archivo.

  • g. Asistir a la Dirección en el desarrollo y seguimiento del proyecto pedagógico del Archivo de Bogotá;

  • h. Asistir a la Dirección en el establecimiento de relaciones interinstitucionales y de cooperación con entidades afines a los asuntos de esta subdirección.”

En la actualidad, la forma orgánica del Archivo de Bogotá está compuesta por la Dirección, una Subdirección del Sistema Distrital de Archivos y la Subdirección Técnica.

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