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Plan Distrital de Desarrollo y su perspectiva archivística (2016-2020)

Ética, transparencia y anticorrupción

En la misma línea de mejora institucional, las entidades distritales han venido

trabajando en materia de ética, transparencia y anticorrupción con el propósito

de garantizar el buen uso de los recursos públicos y el acceso a la información.

En este sentido, 43 entidades construyeron Planes de Mejoramiento

en materia de ética y transparencia, los cuales se encuentran articulados al

Programa de Reconocimientos y Estímulos a la Mejora Institucional.

En materia anticorrupción, la Ley 1474 de 2011 o Estatuto Anticorrupción

señala que cada entidad debe desarrollar acciones para luchar contra la corrupción,

entre las que se destaca la formulación e implementación de Planes

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. De acuerdo con la verificación

realizada por la Veeduría en el año 2015, el 90% de las entidades y organismos

distritales cumple con la obligación de publicar el Plan, pero sólo el

38% cumple con los estándares establecidos por ley 1474 de 2011. Incluso,

no se cuenta con un sistema de información que permita verificar el impacto

de estos planes en la mejora de la atención al ciudadano y la lucha contra

la corrupción.

En relación con la promoción de la transparencia y el acceso a la información,

las entidades y organismos distritales han trabajado en la implementación de

las disposiciones de la Ley 1712 de 2014, en donde se han establecido estándares

mínimos en la disposición de información hacia la ciudadanía. Bajo

este marco, la Veeduría Distrital en el año 2015 encontró que las entidades

distritales han avanzado solo un 72% en la implementación de los estándares

básicos, a pesar del acompañamiento y asesoría prestada por la Secretaría

General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. En este mismo diagnóstico llama la

atención el rezago que se tiene en temas relacionados con los procesos de

gestión documental y servicio al ciudadano al interior de las entidades distritales.

Por ejemplo, sólo el 43% cuenta con registros de activos de información, un

11% cuenta con el índice de información clasificada y reservada y el 22% presenta

información sobre los servicios que presta (Veeduría Distrital, 2015).

De igual manera, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá ha detectado que

no existen prácticas homologadas de gestión documental para las entidades

distritales. Esta situación ocasiona desorden y riesgo de pérdida potencial

en información contenida en los aproximadamente más de 300.000 metros

lineales que conforman la masa documental del Distrito.

Por esta razón se difi-culta la recuperación y puesta al servicio del ciudadano de los documentos de

la administración, al tiempo que se imposibilita su uso como fuente histórica.

En el caso de la SDM, por ejemplo, la entidad cuenta con manuales, reglamentos

y procedimientos para regularizar las actividades de gestión documental,

sin embargo, se deben normalizar e integrar otros procesos como los

referentes a documentos electrónicos, soportes distintos al papel, y aquellos

que no estén integrados según la normatividad vigente. Adicionalmente, no

cuentan con una herramienta tecnológica que optimice la gestión documental

en la entidad.

De otro lado, las entidades y organismos distritales deben trabajar en el diseño

y ejecución de estrategias integrales, que eliminen los diferentes aspectos

asociados al desarrollo de prácticas irregulares en la administración pública.

Entre las prácticas que fueron identificadas para Bogotá cabe mencionar: la

ausencia de valores éticos (70,9%), la falta de control administrativo (56%),

la falta de sanción (55,4%), los vacíos o la falta de claridad en la legislación

(45%) y los bajos salarios (35,2%).

En la evaluación de los mapas de riesgo de corrupción, el promedio de cumplimiento

de estándares de las 91 entidades del Distrito es del 27%. Se encontró

que existen varias deficiencias relacionadas con la identificación de

riesgos asociados con los diferentes aspectos de la gestión administrativa. 28

entidades identificaron riesgos asociados a la visibilidad, 50 entidades identificaron

riesgos asociados a la institucionalidad, 34 entidades identificaron

riesgos asociados a control y sanción, y 56 entidades identificaron riesgos

asociados a delitos. Tan sólo 58 entidades incluyeron dentro de su mapa, el

análisis de los riesgos y la generación de medidas de mitigación. Estos datos,

reflejan que los mapas no abarcan los diferentes riesgos que existen en las

entidades y por tal razón su utilidad es todavía limitada. La completa y amplia

identificación de riesgos es una de las principales condiciones para generar

acciones efectivas y eficaces de prevención de la corrupción.

En segundo término, se trabajará en la normalización de la gestión documental

de las 73 entidades distritales correspondientes a los 13 sectores, por

medio de la expedición del Estatuto Archivístico, el cual permita regular, en

coordinación interinstitucional, el sistema de gestión de documentos análogos

y electrónicos del Archivo, y así, fortalecer un gobierno en línea, eficiente

y transparente, que garantice el acceso a la información por parte de

todos los ciudadanos.

En particular, el sector de Mujer se enfocará a modernizar y fortalecer la

gestión documental a través de la implementación del Subsistema Interno de

Gestión Documental y Archivo (SIGA), la organización de los fondos documentales

acumulados y los archivos de gestión de todas las dependencias e

implementar el aplicativo para la sistematización de la gestión documental en

la entidad. Con esto se pretende garantizar la administración y conservación

de la información, como un activo de la ciudadanía y un patrimonio de la entidad

que responda a la estrategia de Gobierno en Línea.

Fragmento tomado del 'Proyecto del Plan de Desarrollo (2016-2020)

Sistema Integrado de Gestión Distrital

Una de las acciones realizadas al interior de las entidades y organismos distritales para el fortalecimiento y mejora de su gestión ha sido la implementación del Sistema Integrado de Gestión (SIG). Este sistema es una “herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías,instancias e instrumentos que permiten garantizar un ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios”.

Esta iniciativa distrital busca armonizar elementos comunes a los diferentes sistemas de gestión existentes, con el propósito de lograr una gestión eficiente, eficaz y efectiva, mediante la alineación de la planeación institucional con la naturaleza, funciones y competencias de cada una de las entidades y organismos distritales.

Además, propende por la articulación de los procesos para potenciar los resultados de la gestión institucional, la disminución de tiempos y de costos en la ejecución de dichos procesos, y la identificación de los diferentes riesgos, tanto internos como externos, que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos misionales y los fines esenciales del Estado.

En este sentido, se promueve un doble esfuerzo: por un lado, los líderes de subsistema deben realizar discusiones, analizar y tomar decisiones coordinadas sobre cada temática de articulación identificada, con el objetivo de entregar una línea única a las entidades y organismos distritales.

Por otro, dentro de las entidades, los responsables de los subsistemas deben trabajar mancomunadamente para poder implementar las directrices entregadas por la Comisión Intersectorial. Para facilitar esta labor, se establecieron 45 productos con características mínimas que dan cuenta de la implementación del SIG.

El seguimiento al desarrollo de estos productos, labor que está en cabeza de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, ha permitidoevidenciar un mejoramiento gradual en el cumplimiento de los requisitos mínimos, de tal manera que de los 45 productos evaluados, el 44,4% cuenta con más de dos ciclos de medición y se encuentran en nivel medio y alto de implementación, manteniendo su tendencia hacia su sostenibilidad y mejora continua.

Existe preocupación en algunos sectores que, a pesar de haber diseñado e implementado el sistema, aún enfrentan retos para su mantenimiento, sostenibilidad y mejora continua. Por otro lado, a pesar de tener documentados buena parte de sus procesos y macro procesos, éstos aún están desarticulados y con un bajo nivel de actualización, socialización y adopción por parte de los funcionarios, siendo a su vez necesario alinearlos con la propuesta estratégica de cada uno de los sectores a favor de una mejor gestión. Este es el caso de sectores como educación, mujer y desarrollo económico (particularmente, del Instituto Distrital de Turismo (IDT).

(...) De igual manera, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá ha detectado que no existen prácticas homologadas de gestión documental para las entidades distritales. Esta situación ocasiona desorden y riesgo de pérdida potencial en información contenida en los aproximadamente más de 300.000 metros lineales que conforman la masa documental del Distrito. Por esta razón se dificulta la recuperación y puesta al servicio del ciudadano de los documentos de la administración, al tiempo que se imposibilita su uso como fuente histórica. En el caso de la SDM, por ejemplo, la entidad cuenta con manuales, reglamentos y procedimientos para regularizar las actividades de gestión documental, sin embargo, se deben normalizar e integrar otros procesos como los referentes a documentos electrónicos, soportes distintos al papel, y aquellos que no estén integrados según la nor matividad vigente. Adicionalmente, no cuentan con una herramienta tecnológica que optimice la gestión documental en la entidad.

Además se trabajará en la normalización de la gestión documental de las 73 entidades distritales correspondientes a los 13 sectores, por medio de la expedición del Estatuto Archivístico, el cual permita regular, en coordinación interinstitucional, el sistema de gestión de documentos análogos y electrónicos del Archivo, y así, fortalecer un gobierno en línea, eficiente y transparente, que garantice el acceso a la información por parte de todos los ciudadanos. En particular, el sector de Mujer se enfocará a modernizar y fortalecer la gestión documental a través de la implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), la organización de los fondos documentales acumulados y los archivos de gestión de todas las dependencias e implementar el aplicativo para la sistematización de la gestión documental en la entidad. Con esto se pretende garantizar la administración y conservación de la información, como un activo de la ciudadanía y un patrimonio de la entidad que responda a la estrategia de Gobierno en Línea.

 

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