Se encuentra usted aquí

Unidades de almacenamiento

Diseño y desarrollo de unidades de conservación y almacenamiento


Por: Juan Nicolás Sánchez Silva

Desde finales de 2004, el Archivo de Bogotá ha venido desarrollando proyectos de diseño industrial aplicados a las áreas técnicas, como el Diseño y Desarrollo de Unidades de Almacenamiento para Documentación de Carácter Histórico.

Estas unidades han sido proyectadas para contener, agrupar, proteger y conservar adecuadamente las distintas tipologías de documentos patrimoniales que conforman los fondos almacenados en los depósitos del Archivo de Bogotá.

El diseño ha sido desarrollado de acuerdo con los formatos de la documentación a ser almacenada, al aprovechamiento máximo del área útil de almacenamiento en el mobiliario ubicado en los depósitos y a factores de conservación, como la selección de materiales y técnicas constructivas que no alteren las propiedades del soporte y la técnica gráfica de los documentos.

Actualmente, los modelos de unidades de almacenamiento para documentación de carácter histórico han sido una herramienta eficaz para la conservación de material planográfico y cartográfico, fotografía y formatos no convencionales.

1. Unidades de conservación y almacenamiento para documentación planográfica y cartográfica de gran formato.

La tipología de documentación patrimonial con la que se dio inicio al diseño y desarrollo de unidades de conservación y almacenamiento en  el Archivo de Bogotá fue, en su mayoría, documentación planográfica proveniente del Fondo de Licencias de Construcción de la Secretaria de Obras Públicas SOP, cuyo rasgo característico es la presencia de soportes de gran y mediano formato, entre los que encontramos papeles vegetales, industriales e impregnados, al igual que una amplia variedad de técnicas graficas, como pastel, tinta, lápiz, acuarela, lápiz de color, ferroprusiatos y algunas técnicas de reproducción más recientes, como heliografías.

Los requerimientos que se tuvieron en cuenta para el diseño de las unidades de conservación y almacenamiento para documentación planográfica fueron definidos de acuerdo con las necesidades particulares de conservación preventiva, con las características de la documentación, con la disponibilidad de la materia prima para su construcción, con el mobiliario donde serán dispuestas y con las áreas de depósito disponibles.

  • Materiales empleados en la construcción (cartones, papeles y plásticos desacidificados).

  • Formatos de la documentación a contener (estandarización de acuerdo con la población representativa del Fondo Documental y la disponibilidad de formatos de la materia prima para su construcción).

  • Modulación y ubicación dentro del mobiliario destinado para depósito (dimensiones de las unidades, acordes con el área útil de almacenamiento del mobiliario existente).

  • Protección de la documentación contra factores de deterioro físico y químico (aislamiento a la exposición de los rayos lumínicos, a la acumulación de particulado sólido y la manipulación directa).

  • Cantidades de documentos a ser organizados y almacenados por unidad (técnica constructiva, dimensiones y resistencia mecánica de las unidades).

  • Características particulares de la documentación referentes a los soportes y técnicas graficas utilizadas en su elaboración (agrupación interna de los documentos de acuerdo a su tipología).

Los materiales que se utilizaron en la construcción de las unidades de almacenamiento fueron cinta Tyvek® de 2” ½, cartón desacidificado de 250gm y de 500gm. El primero con formato de 60cm X 90cm y el segundo con formato de 90cm X 120cm.

El cartón de 500gm se empleó en la elaboración de las bases de las carpetas, debido a su mayor resistencia mecánica, derivada del gramaje, y el cartón de 250gm se utilizó para las tapas.
 
La totalidad de la documentación del Fondo de Licencias de Construcción fue clasificado de acuerdo con sus formatos y posteriormente fue dividido en dos grandes grupos representativos, los cuales dieron origen a la modulación de las unidades específicas de conservación, (carpetas de gran formato) para su posterior almacenamiento en el mobiliario especializado de los depósitos.

Los formatos finales de las carpetas son, para el formato pequeño, 60cm X 90cm, y para el mediano, 90cm X 120cm. Esto con el objeto de aprovechar las medidas originales de la materia prima (cartón desacidificado) de la que se disponía en ese momento.

La construcción de las carpetas requirió la modulación de estos formatos tanto para el cartón de 500gm como para el de 250gm.

En las carpetas de 60cm X90cm, la base de cartón desacidificado de 500gm fue dividida en dos secciones de 60cm X 90cm, obteniendo dos bases para dos carpetas. Estas bases se ensamblaron a las tapas en cartón desacidificado de 250gm, utilizando cinta Tyvek®  adherida con Polivinil Alcohol. Este cartón no fue necesario seccionarlo, ya que sus dimensiones de origen eran 60cm X 90cm.

Para las carpetas de 90cm X 120cm, se conservó intacto el formato del cartón desacidificado de 500gm, y las tapas de cartón desacidificado de 250gm fueron construidas uniendo dos formatos de 60cm X 90cm mediante una cinta Tyvek®  central, adherida con Polivinil Alcohol.

La base y la tapa de esta carpeta fue articulada mediante una tercera sección de cinta Tyvek® adherida con Polivinil Alcohol.

Este sistema constructivo permitió la optimización de los recursos (materia prima) y optimizó los tiempos y movimientos en la construcción de tales unidades de almacenamiento, estandarizando procesos de corte, ensamble y pegue.

2. Modulación de unidades de conservación y almacenamiento para documentación planográfica y cartográfica de gran formato.

Modulación de las unidades de acuerdo con los formatos de la documentación a ser almacenada y de la materia prima utilizada para su construcción.

Los formatos finales de las unidades de conservación y almacenamiento, permiten a su vez optimizar el almacenamiento en el mobiliario especializado (planotecas) de los depósitos, ya que el área útil de las bandejas es modulada para disponer, ordenada y eficientemente, grupos de entre ocho y dieciséis  carpetas, según formato, con aproximadamente quince a veinte unidades documentales cada una.

Unidades de almacenamiento de 60cm X 90cm, dispuestas en dos grupos a lado y lado de la bandeja de la planoteca.

3. Unidades de conservación y almacenamiento para documentación fotográfica.

El Archivo de Bogotá requirió para el almacenamiento de material fotográfico, el diseño y desarrollo de unidades generales y específicas para disponer negativos, formato 35mm y Placa, al igual que positivos cuyas ampliaciones en tres formatos distintos demandaban una solución de diseño eficiente en términos de producción y almacenamiento, junto con el adecuado manejo de factores de conservación preventiva.

La solución de diseño planteó el desarrollo de tres tipologías de unidades específicas de almacenamiento, las cuales modulan con los distintos tipos de formatos de negativos y positivos.

Estas unidades (sobres) están elaboradas en Tyvek®, material con PH neutro, el cual evita el deterioro acelerado del soporte, tanto de los negativos como de los positivos.

En la construcción de los sobres, los cierres laterales fueron efectuados mediante  termosellado, utilizando las propiedades termoplásticas del material, evitando así la utilización de adhesivos que puedan resultar nocivos para la documentación y para garantizar la estabilidad estructural del sobre.

4. Capacidad para distintos formatos.

Unidades especificas de almacenamiento para documentación fotográfica.

Dentro de la solución de diseño se contempló el desarrollo de tres modelos de unidades generales de almacenamiento (cajas), las cuales tienen por objeto agrupar, contener y proteger los sobres con la documentación.

Estas cajas están elaboradas en cartón desacidificado de 500gm, troqueladas a partir de dos láminas de 90cm X 120cm, cuyo desarrollo a partir de cortes y pliegues no contempla la utilización de adhesivos para su armado, ya que utiliza ensambles de tipo mecánico.

Las dimensiones externas de las cajas son 180mm X 310mm X 130mm, en dos de los modelos, y 180mm X 310mm X 70mm, en el otro.Estas medidas externas en los tres modelos de cajas, tienen en común el ancho y el largo, debido a la necesidad de optimizar el área útil de almacenamiento en la estantería de los depósitos del Archivo de Bogotá, de manera que por cada entrepaño se puedan organizar cinco cajas con material fotográfico.

Los tres modelos de cajas propuestos están conformados por tres elementos: tapa, base y separador interno. Este último determina la morfología interna de la caja y la disposición de los sobres de acuerdo con su formato, dando cabida a cuatrocientos sobres, en dos de los modelos, y aproximadamente cien en el restante.

5. Unidades generales de conservación y almacenamiento para documentación fotográfica.

Se requirió el desarrollo de troqueles de corte y grafa para garantizar uniformidad y optima calidad en las piezas finales, agilizando la producción de grandes cantidades de unidades para suplir las necesidades de almacenamiento.

Para la fabricación de las unidades generales y específicas de almacenamiento se contemplaron procesos industriales que agilizaron la producción y contribuyeron al aprovechamiento y manejo racional de los recursos disponibles.

6. Unidades de conservación y almacenamiento (accesorio de soporte) para documentación en microfilm de 16mm y 35 mm.

Debido a la creciente necesidad de almacenamiento de documentación en formato microfilm de 16mm, generada por el Archivo de Bogotá, y a la carencia de un mobiliario especializado para tal fin, se diseñó una solución para la adecuación de los entrepaños de las estanterías convencionales, a fin de disponer de manera ordenada y adecuada las unidades especificas de almacenamiento para microfilm de 16mm.

Esta solución, es un soporte elaborado en cartón corrugado de alta resistencia mecánica, cuyo concepto de un elemento consumible, de fácil reemplazo una vez cumpla su vida útil y bajo costo, agilizara su implementación como una rápida alternativa al problema de almacenamiento.

Soporte accesorio para estantería, que garantiza una ubicación segura y ordenada de las cajas de microfilm de 16mm, producidos por el Archivo de Bogotá, facilitando la rápida identificación, debido al manejo inclinado del plano de soporte, el cual brinda una visión general de todas las cajas.

La extracción e inserción de las cajas de microfilm es puntual, gracias a la retícula que divide y organiza el área útil, empleada para la ubicación de estos elementos.La modulación empleada para la disposición de los soportes sobre los entrepaños de la estantería es dos por cada uno, dando una capacidad máxima de ciento cuarenta cajas de microfilm de 16mm por cada uno de ellos, lo cual resulta una alternativa eficiente desde el punto de vista de inversión versus capacidad de almacenamiento.

Actualmente el Archivo de Bogotá continúa con el desarrollo de nuevas propuestas de unidades de almacenamiento, enfocadas a suplir las necesidades propias del archivo histórico y a dar asesoría a las entidades que así lo requieran, en la selección de soluciones de almacenamiento existentes en el mercado, para atender las distintas problemáticas de los archivos centrales y de gestión.

Todos los derechos reservados para el Archivo de Bogotá | 2009 - 2017